コロナウイルス対策でテレワーク導入を実施!そのポイントとは?

こんにちは!!!ひろぼーです( *´艸`)
緊急事態宣言から出勤規模を減らすようにと政府からありましたが、
『いきなりそんなこと言われても…』っと中々動くのは難しいのではないでしょうか?
そんな中、僕が働く部署では基本的に出社しなければ難しいと言われる中、
先週からテレワークを導入し、現在出勤者7~8割テレワーク化を見事運用する事が出来ました。
今回は実際にどのような工夫を行ったのかを紹介しますね!

今回テレワーク化への経緯

今回テレワーク化に対して僕の会社は消極的でした。
『やるんならやれば???』的な…。

正直『なんだよそれ…』っと思いながらも、自分たちの命を守れる環境を作れるのは自分しかいない!
そう思い動き出しました!

こういう時の大きな組織って本当に動きが重いんですよね。。。
やっぱりやるのは自分!やれるのは自分って事でしょうか!

会社は結局なにもしてくれない


これは結論です!

まぁ実際に仕方ない事です。

会社は自社の事業継続を第一に考えてます!

この状況で事業継続を止めないように…を試行錯誤してる中に、

テレワーク化が困難な部署の事なんて考える余裕はないでしょう!

ですがこちらから具体的にこのような方法・手順で行ってみたいと

提案すれば、この状況なのでNOとは言えません。

だって命に係るのですから。。。

なので具体的な工夫を提示し、今回僕はその実現に成功した訳です!

ピンチをチャンスに振り返る事が出来るってことですよね!

なぜテレワーク化が厳しいと言われるのか?


僕のチームでテレワークが難しいと言える点を見てみましょうか。

テレワークが難しいと思われる理由
・イレギュラーが多い
・取引相手からの社内への電話が多い
・紙媒体での提出書類が多い
・取引先が紙媒体でのやり取りを希望している所が多い
・重要連絡事項を会社にあるホワイトボードに書き出してある

 

どこにでもある悩みですよね。。。

でもこれが要因で『出来ない』ってことはこれが解決すれば『出来る』って言う事ですよね!

そんなイメージで取り組んでみました!

壁はたくさんあるけど、一つ一つ潰して行こう!

テレワーク化実現のために具体的に行ったこと

今回テレワーク化実現の為に、様々な手を打ってきました。

実際にどんな策を打ったのかを紹介しますね!

GoGoテレワーク!!!

得意先への電話緩和依頼


一番の懸念事項は電話対応でした。

テレワークメンバーを増やす=電話対応出来るメンバーが減る。

物理的に残されたメンバーで果たして捌ききれるものなのか。

ここで思い付いたのは、今いるメンバーで捌くよりも、そもそもの捌く量を減らせないか?っと考えました!

どこの企業も状況は同じです。今回の緊急事態宣言が解除されるまでの電話での問い合わせは急を要するものだけにしてもらい、基本的にはメール・FAXを使用しての対応を依頼しました!

今までと同じこと出来ないよ!って相手に伝えることも重要ですからね!おかげで随分減りましたよ!

他部署・取引先に対してこちらの出社状況の共有


これも重要な事だと思います。

誰がいつどこにいるのか、どこにどうすれば連絡が取れるのかを週毎に作成し他部署・取引先に共有しました。

事前に分かっていれば無駄な電話とか問い合わせを激減させることができますからね!

ここでの考え方は孫氏の兵法書より、

『勝兵は先ず勝ちてしかる後に戦いを求め、敗兵は先ず戦いてしかる後に勝を求む』

に似てるように思います。

孫子の兵法書

『勝利の軍はまず勝利を得て、それから戦をしようとするが、
敗軍はまず戦を始めてからあとで勝利を求める戦い方をする。』

要するに戦いに勝つ為には事前に勝てる工夫をするべきだって事ですね!
今回は電話を敵兵に見立てた時に、まともに戦う前に敵を減らす準備をしたって事でしょうか。

 

紙媒体でのやり取りをデータ化で行う


こちらも緊急事態だからと言う事で、自部署・他部署・得意先と協力を依頼する事が出来ました。

命に係わる事態なので昔からの形式に捉われてしまう事はあまり宜しくないと思います。

紙の方がやり易くても、今はそういう状況ではない事を主張して行きました。

案外みんな協力してくれるものでしたよ( *´艸`)

日本の為に、世界の為に今の在り方を変える!これって物凄く大事な事ですよね!

テキストコミュニケーションの円滑化


海外ではどんなか分かりませんが、日本人の文章はとにかく丁寧すぎます。

お世話になります・お疲れ様です・〇〇さん等々。

今回はチーム内でのテキストのやり取りをする際の余計な文面を排除するように指示を出しました。

毎回のお疲れ様です!とか名前なんて宛先に入ってるしわざわざ言う必要はない。

そうする事でテキストコミュニケーションの円滑化に成功しました!

これがないとめちゃくちゃ楽になるんですよ!!!

全体管理を行う采配者の設置


現在僕のチームは3か所で業務を連動させています。

事務所A・事務所B・テレワークと言った所です。

ここで大切なのが、全体の状況を把握し、フォローに入れる人員の設置です。

この役目は僕が行ってます。

こまめな状況確認、業務が遅れるようであれば速やかにフォローする。

全体の業務バランスと進捗を確認し、振り分けを行っていく。

こうする事で大きなパフォーマンスの低下を招かずにテレワークが実現できました!

会社は仕組み!って言葉が最近身に沁みます!

現状どうなっているか?


現状はビックリするくらいに綺麗に回ってます。

むしろテレワーク導入前よりも円滑に進んでいるのではないでしょうか???

今回のこの体制は、緊急事態宣言が延長になる事を想定して作りました。

何事も最悪の事態を想定して動いておくと、こんなにも心にゆとりが持てるのだと改めて思います!

チームメンバーも満足してくれてるし!やってみてホントに良かったです!!

さいごに

今回行った内容は、本当に時間がない中で出来るかどうかも分からないけど踏み切りました。
なぜここまで出来たのかは、チームのみんなの命が係っていた事と、みんなを守れるのは自分しかいない!って思えたからです!
ここで改めて思います。変化に対応していけないものは淘汰される時代。そんな新時代がコロナウイルスによって強制的にスタートしてしまっている、そんな風にも思えました。これからも何が起こるか分からない状況ですが、情報を収集し可能な限り自分たちを守れる環境を作る変化をして行きたいと思いました。最後まで読んでくれてありがとうございます!!!